Das Meldeverfahren

So läuft die Bearbeitung Ihrer Meldung ab, Schritt für Schritt.

1. Meldung abgeben

Sie wählen einen der drei Meldewege: schriftlich über das Formular, telefonisch über die KI-gestützte Rufnummer oder als Wunsch nach einem persönlichen Treffen. Beim schriftlichen Weg erhalten Sie sofort eine zufällige Fall-ID und legen ein Passwort fest.

2. Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen

Die Meldestelle bestätigt den Eingang Ihrer Meldung innerhalb von sieben Tagen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG). Den Status sehen Sie jederzeit im Fall-Portal.

3. Prüfung und Bearbeitung

Die Ombudsstelle prüft die Stichhaltigkeit der Meldung, kann bei Bedarf über den vertraulichen Nachrichtenkanal Rückfragen stellen und leitet geeignete Folgemaßnahmen ein.

4. Rückmeldung binnen 3 Monaten

Sie erhalten spätestens drei Monate nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung zum Ergebnis der Prüfung und den ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 1 Nr. 4 HinSchG). Bei komplexen Fällen informieren wir Sie über den Zwischenstand.

5. Abschluss und Aufbewahrung

Nach Abschluss des Verfahrens bleibt Ihr Fall vollständig dokumentiert drei Jahre lang gespeichert (§ 11 Abs. 5 HinSchG) und wird danach automatisiert und unwiderruflich gelöscht.